Tutoriel : comment organiser son planning ?

Un planning bien organisé est la clé de la réussite de toute entreprise qui se respecte, mais son élaboration nécessite un outil adapté. Aujourd’hui, on met de côté l’agenda papier et les tableurs Excel au profit de nouveaux programmes informatiques et des solutions Cloud pour mettre en place un planning pratique et efficace digne de son nom. Voici quelques conseils pour mieux vous organiser.

Choisir l’agenda adapté

L’organisation d’un planning professionnel (ou personnel) dépend en grande partie de l’efficacité de l’outil utilisé. Il existe actuellement plusieurs solutions permettant de créer son agenda, mais toutes n’offrent pas les mêmes fonctionnalités et les résultats escomptés. Pour un usage professionnel, on a le choix entre des outils gratuits ou payants.

Les applications

Les supports mobiles connectés ont le vent en poupe ces dernières années, Smartphones et tablettes entre autres. Les éditeurs de programmes informatiques profitent de l’occasion pour nous proposer toute sorte d’application indispensable à notre organisation de travail.

Les utilisateurs de Windows, par exemple, peuvent utiliser Outlook pour planifier leurs tâches, tandis que les possesseurs de Mac bénéficient des options du planning pour s’organiser. Google propose aussi son calendrier en ligne que l’on peut utiliser gratuitement ou moyennant un abonnement mensuel.

Il faut noter que les fonctionnalités de ces outils sont assez limitées et ne conviennent pas toujours aux professionnels.

Les logiciels planning professionnels

À côté des applications (sur ordinateur ou sur mobile), les solutions Cloud commencent à séduire plus d’un professionnel, tout secteur d’activité confondu. Parmi elles, il y a le logiciel de planning. Comme son nom l’indique, il s’agit d’un outil permettant de créer un planning en ligne accessible 24 h/24 et 7j/7 depuis n’importe quel support connecté à Internet.

À la différence des logiciels gratuits que l’on peut télécharger gratuitement sur le Net, ce programme informatique ne nécessite aucune installation, ni maintenance ou encore moins une mise à niveau. Un abonnement mensuel de quelques euros est toutefois requis pour profiter du service. Le prix varie d’un éditeur à l’autre et en fonction des fonctionnalités proposées.

Les points forts du logiciel agenda professionnel

Pour optimiser la gestion de votre planning quotidien, l’utilisation d’un logiciel agenda est vivement recommandée. Les avantages de cet outil sont multiples qu’il est dommage de ne pas en profiter.

Une prise en main aisée

L’agenda planningest conçu pour faciliter la tâche des professionnels, qu’ils libéraux, privés ou publics. Il s’adresse en effet à tout type d’utilisateur, novice comme confirmé. Nul besoin donc d’avoir une connaissance particulière en informatique pour paramétrer les modules proposés.

Un gain de temps optimal

Le logiciel agendadispose de nombreuses options pour optimiser la gestion de vos ressources humaines et matérielles en toute simplicité. Il suffit de quelques clics pour noter, modifier ou supprimer le planning de vos collaborateurs : retard, absence, congé, etc. De plus, toutes ces actions peuvent être gérées depuis votre bureau, en déplacement, chez vous ou même en vacances.

Une prise de rendez-vous en ligne rapide et gratuite

L’atout majeur de cet outil innovant, c’est qu’il permet et facilite la prise de rendez-vous par Internet. Vos clients/patients pourront vous contacter directement via votre planning en ligne pour fixer leurs rendez-vous. Fini donc les longs appels téléphoniques qui génèrent souvent des pertes de temps et d’argent pour réserver un simple rendez-vous.

Fini les rendez-vous oubliés

Maladie, oubli, manque de temps… nombreuses sont les raisons qui font que les clients/patients ratent leurs rendez-vous à la dernière minute. Quoi qu’il en soit, il faut bien trouver une solution pour réduire le taux d’absentéisme au sein de son cabinet, entreprise, etc. Avec le logiciel planning, vous pourrez envoyer une notification de rappel à vos clients/patients la veille ou quelques heures avant leurs RDV. Le contenu du message est entièrement personnalisable, et l’envoi est automatique et gratuit.

Un outil de communication efficace

Avec l’agenda planning, vous pouvez mener une campagne publicitaire par SMS pour promouvoir votre activité auprès de vos clients/patients actuels. Vous disposez d’une riche bande de données pour cibler efficacement vos destinataires.

In fine, l’organisation de votre planning est simplifiée grâce au logiciel agenda. Celui-ci vous permet aussi d’optimiser la gestion de vos ressources matérielles et vos rendez-vous en un temps record. Encore faut-il trouver le bon prestataire pour profiter d’un service complet et pratique.